Pentingnya Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja

Catatan: Mohd Asri Redha
Tarikh: 20 November 2015

Assalaamualaikum WRT dan Selamat Malam.. Saya tulis ni waktu malam..  Jadi saya sebut la Selamat Malam.. Tapi kalau baca waktu siang, Selamat Siang la... apa-apapun tak apalah... bukan itu yang saya nak cerita, hanya sekadar pembuka cerita sahaja...

Hari ini merupakan hari penutup kepada Kursus Penyediaan Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja yang diaturkan khusus untuk anak-anak buah saya di PBT TPHTK. Sengaja saya aturkan kat pejabat sahaja dan dalam waktu cuti hujung minggu. Al hamdulillah nampaknya kehadiran  anak-anak buah adalah memuaskan juga walaupun diadakan pada cuti hujung minggu.

Bagus juga buat kat opis sekali-sekala,  kurang sikit kosnya.... Yang penting objektif penganjuran kursus ini tercapai. Kursus ini diadakan 2 hari dari 19.11.2015 hingga 20.11.2015. Tahniah saya ucapkan pada semua yang terlibat baik peserta dan juga urusetianya yang telah berjaya melaksanakan tanggungjawab masing-masing dengan jayanya.

Sejak awal saya masuk ke opis ini, perkara utama yang saya ambil perhatian, ialah adakah semua anggota kakitangan PBT ini mempunyai Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja. Kalau ada, adakah segala maklumatnya terkini.   Bagi saya Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja adalah amat penting pada mana-mana jabatan. 

Dulu-dulu bila seseorang pekerja baru , akan belajar kerja-kerjanya berdasarkan apa yang dibuat oleh orang terdahulu, jadi buatlah ikut lazim. Kalau pegawai senior yang baik , dia ajarlah satu persatu kerja yang hendak dibuat.. Kalau dia tak cerita tak taulah.. Setengah pegawai senior tak kisah pun, dia akan kata ' awak pandai-pandai lah cari macam mana nak buat'.. maka terkial-kial lah pegawai baru tersebut untuk mencari ilmu nak buat kerja yang diarahkan.  Pada waktu-waktu sebeginilah pentingnya ada Fail meja dan Manual Prosedur Kerja untuk membantunya memahami tugas yang perlu dilaksanakan dengan cepat. 

Bila ada Fail Meja, pegawai terkawal dari segi kerja yang sepatutnya kena buat dan kepada siapa pula hendak dirujuk dan dibawah peruntukan peraturan dan undang-undang mana kerja-kerja yang dibuat itu. Jadi memang amat penting Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja ada pada setiap anggota kakitangan sesebuah organisasi. Tidaklah nanti ada kerja-kerja yang tidak habis atau tidak sempurna yang mana pada akhirnya akan menimbulkan masalah yang sukar dirungkai

.

Namun begitu Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja bukannya suatu yang kekal begitu selamanya, Ianya sentiasa berubah sesuai dengan perubahan semasa dan keperluan semasa. Untuk itu setiap fail meja kakitangan dan manual prosedur kerja juga perlu dikemaskinikan berterusan dari masa kesemasa. Selalu berlaku fail meja tersebut sudah ketinggalan zaman... dan tidak boleh dijadikan rujukan lagi kerana terlalu banyak perubahan sudah berlaku terutama prosedur-prosedur yang ada.

Jadi setiap kakitangan perlu peka dengan perubahan yang berlaku dan wajar mengambil tindakan segera mengemaskinikan segala prosedur yang berubah itu. Ok.. Rasanya itu sahaja coretan catatan saya kali ini.. Bulan Disember nanti akan diadakan pula Bengkel Penyediaan Pelan Strategik PBT TPHTK Untuk Tempoh 5 Tahun akan datang.  Inipun penting juga sebagai satu panduan untuk kesinambungan perkhidmatan PBT TPHTK dengan lebih cemerlang lagi. Dengan adanya Pelan Strategik ini, operasi  PBT TPHTK akan menjadi lebih fokus tentang halatuju organiasasi ini.

Terima Kasih...